Chatbot RH : le nouvel allié des entreprises et des collaborateurs

Ces dernières années le secteur des ressources humaines a été fortement impacté par la transformation digitale. Forcées de s’adapter à l’essor du télétravail, les entreprises adoptent de plus en plus d’outils pour faciliter la collaboration et l’accès à l’information : systèmes d'information des ressources humaines (SIRH), intranets, messageries internes, etc. Cependant, avec la multiplication des outils, les employés peuvent rencontrer des difficultés pour trouver de l’information ce qui entraîne des frustrations et une perte de temps importante. Résultat, ils adressent leurs questions sur les notes de frais, les congés ou encore la paie, aux équipes RH qui se retrouvent sursollicitées par les demandes et perdent régulièrement un temps précieux à répondre à des questions simples.

Afin d’optimiser l’expérience des employés et d’améliorer l’efficacité, les chatbots intelligents s'imposent comme des outils parfaitement adaptés pour fournir un accès facile à l’information et automatiser les tâches RH souvent demandées. L'objectif ? Réduire la frustration des employés, améliorer leur engagement et réduire la charge opérationnelle des professionnels des RH, qui peuvent ainsi se concentrer sur l’aspect humain des ressources humaines.

Chatbot RH : des cas d’usage variés et concrets

Déployé par un service RH, le chatbot offre un panel d’utilisations très complet puisqu'une grande partie des sujets traités par les RH peut être abordée et automatisée.

Un chatbot RH pour améliorer l’expérience collaborateur

Les chatbots peuvent considérablement améliorer l'expérience des collaborateurs en offrant un accès rapide et personnalisé à des informations et des services RH à tous les moments de leur parcours employé : recrutement, quotidien, départ à la retraite. A l’étape du recrutement, le chatbot peut expliquer le processus de recrutement au candidat et répondre aux questions récurrentes. Connecté à un logiciel de tri de CV, il pourra également filtrer automatiquement les candidatures et permet au candidat d’obtenir des indications sur l’état du process de recrutement. Au quotidien, les chatbots RH deviennent de vrais assistants virtuels intelligents pour les collaborateurs qui peuvent poser toutes leurs questions RH et effectuer certaines démarches, même en dehors des heures ouvrées. Le volume des questions traitées sur une année par un chatbot représente un gain de temps significatif pour les employés RH.

Point d’accès unique, accessibles 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, sur tous les appareils (ordinateurs, mobiles ou tablettes) et sur de nombreux canaux (sites web, applications, messageries, etc.) grâce à des connecteurs, les chatbots RH facilitent l’expérience collaborateur. Grâce à leur capacité à comprendre le langage naturel et à fournir des réponses contextuelles, les chatbots offrent une expérience utilisateur fluide et intuitive, améliore la satisfaction des collaborateurs et participe à la prise en compte de la qualité de vie au travail.

Un chatbot RH pour optimiser les processus

Les chatbots peuvent également contribuer à l'optimisation des processus RH en automatisant les tâches administratives et répétitives afin d'éviter aux employés comme à l’équipe RH de perdre du temps et d’accumuler les frustrations. Avec un chatbot RH vous pouvez automatiser les processus via interface conversationnelle unique pour rationaliser l’efficacité des employés et de l’équipe RH qui les soutient. Interconnecté avec le SIRH et l’intranet de l’entreprise, le chatbot permet aux collaborateurs d’accéder facilement à leurs données personnelles, aux informations liées à la convention collective et aux accords d’entreprise ou encore d’accéder à des formulaires pour effectuer des démarches (demande de badge, inscription à la cantine, etc…). Vous supprimez ainsi les étapes fastidieuses et multiples liées à la gestion des systèmes d’information des ressources humaines. A titre d’exemples, les chatbots peuvent aider à gérer les demandes de congés, à planifier des entretiens d'embauche, à recueillir des retours d'évaluation des performances, etc. En libérant les RH des tâches fastidieuses, les chatbots permettent aux équipes de se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée, telles que le recrutement et le développement des talents.

Un chatbot RH pour renforcer la communication interne

Dans une grande entreprise, avec de multiples services, la communication interne peut parfois devenir un défi. Les chatbots jouent le rôle de facilitateurs en permettant aux employés de rechercher rapidement des informations sur des collègues, des projets, des événements d'entreprise, etc. Cela améliore la collaboration entre les équipes, favorise le partage d'informations et renforce le sentiment d'appartenance à l'entreprise. En fournissant un canal de communication interactif et accessible à tous, les chatbots contribuent à créer un environnement de travail plus collaboratif et transparent.

Par ailleurs, le chatbot est un excellent outil d'aide à la conduite au changement. À la suite d'un changement majeur au sein de l’entreprise (Déménagement, fusion, nouvel outil, crise sanitaire, etc.) la communication est un élément clé pour transmettre les informations essentielles aux collaborateurs sur les enjeux et les impacts. Dans ce contexte, le chatbot est un outil idéal pour tenir un rôle de renfort et de facilitateur aux côtés des équipes RH. L’assistant conversationnel se chargera de répondre aux demandes et de rassurer les collaborateurs et ainsi décharger les équipes des nombreuses sollicitations.

Enfin, pour les équipes RH, le chatbot est un outil très utile pour avoir une meilleure connaissance des employés. Il peut en effet être utilisé comme “analyste” en soumettant des sondages afin d’aider les équipes RH à comprendre ce que pensent les employés, identifier les lacunes et mieux anticiper les besoins.

Votre entreprise a-t-elle besoin d'un chatbot HR ?

Pour bien évaluer la pertinence d’un projet de création de chatbot au sein de son entreprise, il est essentiel de se poser quelques questions essentielles : à quoi va servir votre chatbot ? Quelle(s) problématique(s) va-t-il résoudre ? Sur quelles tâches répétitives pourra-t-il apporter une réelle valeur ajoutée ? Quelles sont les requêtes utilisateurs les plus fréquentes auxquelles il pourra répondre ? Les réponses à ces questions vous permettront d’identifier rapidement le besoin de chatbot et de vous assurer de son utilisation.

Par ailleurs, certains critères ou spécificités peuvent vous orienter quant à la pertinence du déploiement d’un chatbot. Ainsi, l’outil chatbot sera un vrai atout pour les collaborateurs comme pour les équipes RH dans les cas suivants :

• Lorsque vous avez un grand nombre d'employés et que vous souhaitez offrir une assistance rapide et facilement accessible. Un chatbot vous permet de répondre automatiquement aux questions courantes des employés et orienter les collaborateurs vers les bonnes personnes ou les bonnes ressources.
• Lorsque vous avez des processus RH complexes qui peuvent être automatisés. Par exemple, un chatbot peut être utilisé pour aider les employés à remplir des formulaires en ligne, à planifier des vacances ou à suivre leur carrière.
• Lorsque vous souhaitez offrir une assistance en dehors des heures de bureau. Un agent conversationnel est accessible 24h/24 et 7j/7, ce qui peut être pratique pour les employés qui travaillent en dehors des heures de bureau ou sur des fuseaux horaires différents.

En conclusion, les chatbots représentent un atout incontournable pour les équipes Ressources Humaines en permettant d'améliorer l'expérience collaborateur, d’optimiser les processus RH et de renforcer la communication interne. En adoptant ces technologies innovantes, les RH peuvent répondre à leurs problématiques opérationnelles, renforcer leur impact au sein de l'entreprise et contribuer à créer un environnement de travail plus efficace et plus engageant pour tous. Sur un marché de l’emploi toujours plus concurrentiel, le chatbot représente un atout pour l’entreprise en termes d’image de la marque. Pour finir, d’un point de vue économique, le gain de temps réalisé par les salariés grâce à un chatbot offre la perspective d’une productivité accrue et contribue donc à la rentabilité de l’entreprise.