Logiciels de base de connaissances - comparer et choisir le plus adapté
Vous cherchez à choisir un logiciel de base de connaissances pour votre entreprise, nous allons vous guider et vous aider à choisir le meilleur logiciel de base de connaissances pour votre entreprise.
Voici les questions auxquelles cet articles vise à répondre :
- Quel logiciel de base de connaissances choisir ? Lequel serait le mieux adapté à la situation de mon entreprise ?
- Quels sont les critères à prendre en compte avant de choisir un logiciel de base de connaissances ?
- Comment intégrer un logiciel de base de connaissances à mon entreprise ?
C’est quoi une base de connaissances ?
Une base de connaissances est une collection organisée de données et d'informations structurées qui sont utilisées pour stocker et récupérer des connaissances dans un domaine spécifique. Elle peut être constituée de divers types de contenu tels que des documents, des présentations, des vidéos, des images, des graphiques, des diagrammes, des schémas, des cartes, etc.
La base de connaissances peut être utilisée pour stocker des informations sur des processus, des produits, des procédures, des règles, des normes, des politiques et bien plus encore. Elle est généralement utilisée pour stocker des informations qui sont souvent consultées ou qui sont critiques pour une organisation ou une entreprise.
Les bases de connaissances sont souvent utilisées dans les centres d'assistance, les centres d'appels, les entreprises de support technique, les entreprises de service clientèle, les bibliothèques, les laboratoires, les centres de recherche, etc.
En utilisant une base de connaissances, les entreprises peuvent offrir à leurs clients une assistance rapide et efficace en fournissant des réponses précises à leurs questions fréquentes. Les employés peuvent également utiliser les bases de connaissances pour accéder rapidement à des informations importantes sur les produits et services de l'entreprise.
Les bases de connaissances sont souvent construites en utilisant des outils de gestion de contenu qui permettent aux utilisateurs de rechercher, d'ajouter et de modifier des informations de manière collaborative. Les outils de gestion de contenu peuvent également être utilisés pour automatiser le processus de création de contenu et pour améliorer la qualité et la cohérence des informations stockées dans la base de connaissances.
Quels sont les différentes catégories de logiciels de bases de connaissances sur le marché ?
Gérer sa base de connaissances est une tâche essentielle pour toute organisation. Que vous soyez une petite entreprise ou une grande entreprise, il est important de savoir gérer sa base de connaissances. Il existe plusieurs outils conçus pour vous aider à le faire. Nous allons examiner les différents outils qui sont disponibles sur le marché et discuter de leurs avantages et de leurs inconvénients. (comparatif des outils de bases de connaissances ci-dessous).
Les premiers type d'outils : ce sont les outils de stockage, tels que SharePoint et GoFast. Ces outils vous permettent de stocker et de partager des fichiers et documents. Ils ont la capacité de partager des fichiers et des documents entre plusieurs utilisateurs et offrent une sécurité supplémentaire pour protéger vos informations. Ces outils sont très utiles pour stocker une grande variété de documents et de fichiers, tels que des articles, des présentations et des vidéos.
Le deuxième type d'outils : ce sont les outils de création et de gestion directe, tels que Notion et Confluence. Ces outils sont conçus pour vous aider à créer et à gérer votre base de connaissances. Ces outils offrent une variété de fonctionnalités, telles que la gestion des documents, le partage des informations, la création de bases de données et bien plus encore. Ces outils sont très utiles pour la gestion des connaissances et peuvent être utilisés pour partager des informations et des documents entre les membres de l'équipe.
Enfin, il existe des outils de collaboration tels que Slack et Trello. Ces outils sont conçus pour vous aider à partager des informations et des documents entre les membres de l'équipe. Ces outils facilitent la collaboration entre les membres de l'équipe et peuvent être utilisés pour partager des documents, des fichiers et des informations.
Voici les 10 principaux outils de gestion de bases de connaissances disponibles sur le marché :
Sharepoint : c’est une plateforme de collaboration de Microsoft qui permet la gestion, le partage et la recherche des connaissances. Les utilisateurs peuvent créer et de gérer : des groupes, des documents, des sites et d'autres contenus.
Notion : c’est un outil de productivité et de collaboration qui fournit des outils permettant de créer des documents, des projets, des wikis, des tableaux et des bases de données.
GoFast : c’est un outil en ligne qui permet aux utilisateurs de créer des documents, des wikis, des blogs et des bases de données à l'aide d'une interface intuitive qui facilite l’alimentation et la gestion de la base de connaissances.
Confluence : c’est une plate-forme de collaboration et de gestion des connaissances basée sur le Web. Il permet aux utilisateurs de créer, de partager et de gérer des documents, des wikis, des blogs et des bases de données.
Onedrive : c’est un service de stockage de Microsoft qui permet aux utilisateurs de stocker, de partager et de gérer leurs documents, leurs images et leurs fichiers à l'aide d'un espace de stockage en ligne.
MindTouch : c’est un outil de gestion des connaissances qui sert à créer des wikis, des documents, des tableaux et des bases de données à l'aide d'une interface intuitive.
KnowledgeOwl : c’est un outil avec lequel on peut mettre en place des wikis, des documents, des tableaux et des bases de données. Il possède un système de navigation et de recherche intuitif.
Oracle Knowledge : c’est une plateforme de gestion des connaissances qui permet la création de documents, de wikis, de blogs et de bases de données.
Knolmapper : c’est un outil utile pour créer des tableaux, des diagrammes, des documents et des bases de données à l'aide d'une interface graphique.
Bloomfire : c’est une plateforme de gestion des connaissances qui permet aux utilisateurs de créer des documents, des wikis, des blogs et des bases de données. Il fournit également des outils pour la recherche des connaissances, la collaboration en temps réel et la gestion des projets.
Vous pouvez également mettre en place un chatbot dans votre organisation. Il fera office de concentrateur de la connaissance, s’appuiera sur celles-ci pour les restituer de manière pertinente à vos employés et leur permettre ainsi un accès simple et rapide à celles-ci.
Comment choisir le bon logiciel de base de connaissances selon votre usage ?
Une fois que vous avez examiné les différents outils disponibles sur le marché, vous pouvez déterminer celui qui est le plus adapté à l’usage que vous en ferez :
Si vous avez pour habitude de travailler sur des fichiers (type Word, Excel), les outils de stockage comme Sharepoint et GoFast pourraient vous convenir au mieux.
Si vous êtes plus enclin à transmettre de nombreuses informations par écrit, favorisez plutôt les outils de collaboration.
Si vous n’avez pas de restriction ou d’habitude particulière, les outils de création et de gestion directe comme Notion ou Confluence sont de bons alliés.
Par ailleurs, rien ne vous empêche d’avoir recours à plusieurs de ces outils pour répondre à vos multiples besoins.
D’autres critères peuvent également être pris en compte pour vous aider dans votre choix :
Vos besoins en matière de budget, de type de société et du nombre de licences logicielles nécessaires.
Les avis des utilisateurs pour savoir lequel est le plus recommandé, le plus utilisé ou le plus avantageux financièrement.
La comparaison des progiciels SaaS en tenant compte de leurs fonctionnalités et de leurs prix respectifs.
L’essai du(des) logiciel(s) sur un ordinateur afin de le tester et de vous familiariser avec son interface utilisateur.
L’hébergement des données : souhaitez-vous que celles-ci soient dans un cloud français ?
La rapidité du déploiement : le progiciel est-il évolutif et les mises à jour de sécurité informatique sont-elles régulièrement effectuées ?
La compatibilité des plateformes et les systèmes d'exploitation avec le logiciel, comme Windows, Linux et MacOS.
A lire également : Comment construire et maintenir une base de connaissances ?
En bref
Il existe plusieurs outils disponibles sur le marché pour vous aider à gérer votre base de connaissances. Vous devez choisir celui qui est le mieux adapté à votre situation et à vos besoins, sans oublier de prêter attention à différents critères pour faire un choix pertinent.
