Les différents cas d'usages d'un chatbot interne en entreprise

Vous voyez augmenter l'engouement autour des assistants conversationnels et vous avez l'impression qu'il en fleurit de toutes parts. On vous en vante les mérites notamment avec ChatGPT mais vous ne voyez pas vraiment quels peuvent en être les usages une fois dépassé le simple chatbot des sites e-commerce ?

Essayons d’éclairer cela ensemble et d’aborder quelques-uns des usages internes qui pourraient s'avérer très pertinents pour votre organisation.

Le chatbot interne en tant que Support Informatique

Les assistants virtuels sont d’une grande utilité dans le domaine du support informatique. En effet, les chatbots sont un excellent atout pour désengorger des hotlines souvent surchargées. Ils permettent de traiter les nombreuses demandes à faible valeur ajoutées, notamment toutes celles qui tournent autour des logiciels informatiques et qui pourraient se traduire ainsi :

• "Comment enregistrer un document Word en PDF ?"

• "Comment faire un tableau croisé dynamique dans Excel."

• "Comment fonctionne le mode Présentateur Power Point ?"

Mais aussi concernant des dysfonctionnements ou des problèmes liés au matériel :

• "Mon clavier d'ordinateur ne fonctionne plus."

• "Pourrais-je avoir un écran supplémentaire ?"

• "Je voudrais ajouter ma ligne professionnelle à mon téléphone personnel."

Le chatbot traite ainsi bon nombre de demandes récurrentes en y apportant des réponses claires et concises en quelques secondes et à plusieurs utilisateurs en simultané. La hotline peut donc se concentrer sur des problématiques plus complexes et chaque employé peut accéder à une réponse facilement et de manière autonome !

Le chatbot interne pour une assistance aux Ressources Humaines

En complément (ou non) de la thématique du support informatique, vous pouvez opter pour un chatbot axé sur les ressources humaines. Bien qu'il s'agisse d'un domaine intimement lié à l'humain, certaines demandes peuvent être traitées de façon optimisée par un assistant virtuel.

Bien sûr les assistants virtuels ne remplaceront jamais le contact humain direct pour des problématiques sensibles, mais ils peuvent aussi être un moyen d’échanger et d’aborder des sujets sans craindre le jugement de son interlocuteur et permettre de se sentir plus à l’aise.

Néanmoins, au-delà des discussions délicates et/ou personnelles, un chatbot RH peut traiter majoritairement des demandes telles que :

• "J’ai perdu mon badge."

• "Combien me reste-t-il de jours de congé ?"

• "Je ne comprends pas ma fiche de paye."

Les assistants virtuels RH peuvent également considérablement fluidifier et simplifier vos onboardings en transmettant diverses informations aux nouveaux arrivants sur l’équipe, l’organisation du travail ou encore les habitudes de l’entreprise.

Le chatbot interne, un allié pour la Conduite au Changement

Tout comme dans le cas d’un onboarding, les chatbots sont d’excellents outils de communication notamment de diffuser facilement et au plus grand nombre les mêmes informations et d’ainsi apporter des réponses à chacun.

Si l’on prend l'exemple d'un déménagement qui est un changement important qui touche tous les employés, il pourrait être difficile pour un manager de répondre individuellement aux nombreuses questions de chaque membre de son équipe sur ledit déménagement. C’est là qu’intervient l'assistant conversationnelle qui à la capacité de traiter simultanément toutes les demandes des employés.

Cela permet non seulement de soulager les managers et chefs d’équipe de la gestion des interrogations individuelles mais donne également la possibilité aux employés de s’informer librement, autant de fois que nécessaire, sans accaparer trop de temps aux managers.

Vous pouvez d'ailleurs consulter notre article sur les chatbots pour la conduite au changement en entreprise si vous souhaitez approfondir le sujet.

Le chatbot interne, solution de choix pour les Moyens Généraux

La réactivité et la diversité d'information qu'offre un chatbot peuvent également être mis à profit pour traiter les demandes en lien avec les Moyens Généraux !

Tout comme les Ressources Humaines, le domaine des Moyens Généraux se prête très bien à l'exercice. Les RH et Office Managers croulent souvent sous les demandes pour lesquelles ils ont peu de valeur ajoutée, ce qui les freine dans leurs avancées quotidiennes.

Le chatbot est donc l'allié idéal pour guider les employés sur des demandes suivantes :

• "Une ampoule a besoin d'être changée dans le couloir du 5e étage."

• "Puis-je faire une demande de prêt de véhicule professionnel ?

• "J'ai besoin de faire envoyer un courrier, comment dois-je m'y prendre ?"

Et bien d’autres encore !

Mais les usages des chatbots ne se limitent pas à ceux cités précédemment, au contraire ! Il existe de multiples autres possibilités, comme les chatbots pour des évènements importants de l'année.

Ces assistants intelligents à l'usage limité dans le temps ont pour objectif de divertir et créer de l’échange avec ses utilisateurs. Vous pouvez ainsi les voir non seulement comme un outil de communication puissant mais également comme un compagnon intelligent qui au-delà d’informer vos employés, leurs apporteront une bonne dose de bonne humeur ! Par exemple, vous pouvez imaginer un chatbot de Noël qui distribue des cadeaux en fin d’année. 🎁

En bref

Si vous voulez aller plus loin sur le sujet des chatbots et leurs divers usages, laissez-vous guider dans le voyage du petit prince des bots et partez à la découoverte des métabots pour l'optimisation de l'expérience utilisateurs !

Vous souhaitez disccuter de l'usage qui conviendrait à votre entreprise ? N'hésitez pas à prendre contact avec nous !